Как сделать справку 2-НДФЛ в 1С

В справке 2-НДФЛ отражаются доходы, полученные работником за определенный период, а также сведения о налоге с доходов, исчисленном и удержанном в этом периоде. Справка может понадобиться как работнику для передачи в различные инстанции (например, для получения кредита или оформления возврата по декларации 3-НДФЛ), так и для отчетности перед налоговым органом.

Прочитав статью, вы узнаете, как сделать 2 НДФЛ в 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0:

• для сотрудника;
• для отправки в ИФНС.

Действия перед формированием справки

Чтобы справка 2-НДФЛ в 1С была оформлена корректно, проверьте, что в программе:

• отражены все доходы работника за период;
• введены данные о вычетах, на которые у работника есть право, и отражены суммы фактических вычетов;
• налог исчислен, удержан и перечислен в налоговую.

Как сделать справку 2 НДФЛ в 1С для сотрудника

Все справки 2-НФДЛ в 1С для сотрудников доступны в меню Зарплата и кадры — Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников.

Создайте новую справку по сотруднику по кнопке Создать.

Открывается пустой документ. Для формирования справки заполните основные поля:

• Год — год, за который необходимо сделать справку;
• Организация — работодатель, если в базе ведется несколько организаций;
• Сотрудник — работник, которому необходима справка;
• ОКТМО/КПП и ИФНС заполняются автоматически из данных по организации;
• Формировать — вариант формирования справки Сводно или В разрезе кодов ОКТМО/КПП и ставок налога (по умолчанию установлено Сводно).

После выбора данных форма заполнится автоматически. При необходимости повторного заполнения документа нажмите кнопку Заполнить. Например, если изначально выбрали неверную организацию, выберите верную и перезаполните документ.

В справке отражаются все доходы, полученные сотрудником в отчетном периоде, которому, в зависимости от вида, присваивается код.

В нашем примере в июле 2020 сотруднику выдана премия, а в сентябре он был в отпуске.

В правой части документа отображаются вычеты, если они предоставлены сотруднику в указанном периоде.

В нижней части документа в разделе Суммы дохода заполняются:

• Общая — общая сумма дохода за период;
• Облагаемая — в т. ч. налоговая база.

В разделе Суммы налога указываются суммы исчисленного налога, зачтенных авансовых платежей, а также удержанный, перечисленный, не удержанный или излишне удержанный налог.

Для проверки правильности заполнения справки по суммам используйте специальные отчеты — такие, как Сводная справка 2-НДФЛ, Подробный анализ НДФЛ по сотруднику с выбором необходимого сотрудника. Они доступны в меню Зарплата и кадры — Зарплата — Отчеты по зарплате.

Например, сформируем отчет Подробный анализ НДФЛ по сотруднику с отбором по Петрову Алексею Сергеевичу.

Здесь сверяются суммы в справке:

• Общая в справке сверьте с колонкой Начислено;
• Облагаемая — с колонкой Налоговая база;
• Исчислено, Удержано, Перечислено — с соответствующими колонками отчета;
• Зачтено ав. платежей — с колонкой Зачтено аванса;
• Не удержано или Излишне удержано показываются в колонке Осталось удержать с плюсом или минусом соответственно.

Если все данные в справке заполнены верно, сохраните сведения и распечатайте сотруднику справку по кнопке Справка о доходах (2-НДФЛ).

Внизу справки выводится ФИО руководителя. 2-НДФЛ нужно подписать. Печать ставить по законодательству не требуется. При этом если сотрудник попросит, поставьте печать — это не запрещено.

Как сделать справку 2 НДФЛ для ИФНС

Данная форма передается в налоговые органы налоговыми агентами по физическим лицам, у которых был доход. Перед составлением справки 2-НДФЛ в 1С для передачи налоговикам убедитесь, что установлен последний релиз программы: часто в форматы вносятся изменения.

Откройте и создайте справку в разделе Зарплата и кадры.

Заполните документ:

• Укажите год, организацию и дату создания отчета.
• Выберите вид справки:
  • Ежегодная отчетность — для подачи ежегодной отчетности, используется чаще всего. В отчете проставляется признак 1.
  • О невозможности удержания НДФЛ — используется, если в конце года у работодателя нет возможности удержать налог с доходов работника. Отчет формируется с признаком 2.
  • Ежегодная отчетность за реорганизованную организацию, закрытое ОП и О невозможности удержания, за реорганизованную организацию, закрытое ОП — используется, если ведется учет зарплаты и НДФЛ по обособленным подразделениям, и одно из них или несколько закрываются. В отчете выводятся признаки 3 и 4 соответственно.

Укажите тип справки:

• Исходная — если справку подаете впервые.
• Корректирующая — если вносите изменения в отправленную ранее справку.
• Аннулирующая — если хотите отменить справку.

Заполните справку всеми сотрудниками по кнопке Заполнить или выберите сотрудников по кнопке Подбор. Затем проверьте суммы. При необходимости для проверки используйте отчеты по зарплате, описанные в разделе >>

По ссылке Подписи укажите ответственного сотрудника, его должность и телефон.

Если какие-то данные некорректны в справке, отредактируйте сведения. Например, код дохода, сумму. Для этого щелкните 2 раза мышкой по строке с сотрудником.

Если данные в справке верны, сохраните документ.

Дополнительно запустите встроенную в 1С проверку по кнопке Проверить. Программа подскажет, что нужно исправить.

Затем передайте справку в налоговую одним из способов:

• Если используете сервис 1С-Отчетность, отправьте ее напрямую по кнопке Отправить.
• Если сервис не подключен, сохраните файл в формате XML по кнопке Выгрузить и сдайте отчет на электронном носителе: например, на флешке или по ТКС.
• Отправьте на бумажном носителе через почту. Такой способ разрешен при численности до 10 человек. Необходимые формы доступны по кнопке Печать.

При обращении в ИФНС для сдачи справок 2-НДФЛ на бумажном или электронном носителе приложите Реестр справок. Реестр доступен по кнопке Печать.