Заполнение графика отпусков в 1С ЗУП 8.3 пошагово

В данной статье мы рассмотрим, как запланировать на будущий год график отпусков в 1С 8.3 ЗУП пошагово. Рассмотрим дополнительные полезные возможности этого документа. Также поговорим о том, как быстро заполнить график отпусков по уже прошедшему году.

Работа с документом График отпусков в 1С 8.3 ЗУП

Для планирования графика отпусков в 1С ЗУП 8.3 используется документ График отпусков. Он доступен в журнале документов Графики, переносы отпусков (Кадры).

Документ необходимо заполнить списком сотрудников, по которым планируются отпуска на будущий год. Для удобства рекомендуется заполнять документ через кнопку Подбор. В этом случае программа создаст по сотруднику строки под каждый вид отпуска, на который имеет право сотрудник. Это быстрее, чем использовать команду Добавить.

Для того чтобы заполнить документ по всем сотрудникам необходимо воспользоваться кнопкой Подбор. В открывшемся окне подбора можно выбрать всех сотрудников сочетанием клавиш Ctrl+A и подобрать их в документ.

Команду Заполнить следует использовать в том случае, если График отпусков не был заполнен вовремя и теперь его можно заполнить по этой кнопке уже фактически состоявшимися отпусками, которые есть в информационной базе.

Рассмотрим на примере.

Для заполнения документа График отпусков на 2019 год по фактически состоявшимся отпускам необходимо в документе установить дату 2018 года (например 10.12.2018) и нажать Заполнить.

Дополнительные возможности документа График отпусков

При планировании графика отпусков на будущий год в документе можно вводить дату начала и количество дней отпуска. Дату окончания программа подставит автоматически с учетом праздничных дней.

Однако, для правильного заполнения даты окончания необходимо, чтобы в программе правильно был заполнен Производственный календарь (Настройка – Производственные календари) на предстоящий год.

Также непосредственно из документа График отпусков можно создать фактический документ Отпуск по команде Оформить отпуск. После создания фактического отпуска ссылка на него будет доступна из Графика отпусков.

Кроме того, в нижней части документа доступен Контроль остатков отпусков. В открывшемся окне программа информирует о том, какой остаток будет у сотрудников на дату начала их запланированного отпуска.

Нажав на надпись в третьей колонке, можно открыть по сотруднику отчет Справка об остатках отпусков (Кадры – Кадровые отчеты) на дату начала запланированного отпуска сотрудника.

Ещё одна интересная возможность документа – загрузка графика отпусков из файла. Для этого используется команда Загрузить из файла. В открывшемся окне необходимо либо:

• скопировать в табличную часть сведения об отпусках
• переключиться на вкладку Из внешнего файла и загрузить файл. Файл должен быть одного из перечисленных форматов с колонками Сотрудник, Вид отпуска, Дата начала, Дата окончания.

Печать формы Т-7

Форму Т-7 можно распечатать непосредственно из документа График отпусков.

Также форма доступна в Кадровых отчетах (Кадры – Кадровые отчеты – График отпусков (Т-7)).

Формирование формы из кадровых отчетов может потребоваться в том случае, если необходимо донастроить отчет (например, сделать сортировку не по фамилиям, а по дате начала или подразделениям).

См.также:

• Ввод данных для расчета среднего заработка в 1С 8.3 ЗУП 3
• Отпуск по беременности и родам в 1С ЗУП 8.3
• Как оформить отпуск по уходу за ребенком до 1.5 и 3 лет в 1С 8.3 ЗУП