Путевые листы в 1С 8.3 Бухгалтерия

Если в организации используется автомобиль, даже арендованный, для учета ГСМ должны выписываться путевые листы. Ранее их формировали в сторонней программе или приобреталась специализированная программа для путевых листов 1С.

Начиная с релиза 3.0.74 появилась возможность формировать путевые листы в 1С 8.3 Бухгалтерия. Но для всех ли организаций это подойдет? Разберемся, какие в 1С путевые листы предусмотрены и как вести их учет.

Путевой лист в 1С 8.3 Бухгалтерия

Счет учета ГСМ

Независимо от того, ведется ли учет путевых листов в 1С, ранее используемый счет для учета ГСМ 10.03 разделен на субсчета:

• 10.03.1 — для учета ГСМ на складе и если не формируются путевые листы в 1С Бухгалтерия;
• 10.03.2 — для учета ГСМ в баках автомобиля и автоматического списания его при формировании путевых листов в 1С Бухгалтерия.

Подробнее про схему учета ГСМ при использовании путевых листов и без них в 1С Бухгалтерия.

Возможности и ограничения использование типовых листов

Учет путевых листов в 1С 8.3 Бухгалтерия возможен только для нетранспортных предприятий: для учета расхода ГСМ по личным и служебным автомобилям.

Для возможности формирования путевых листов в типовой Бухгалтерии перейдите из раздела Главное в настройки Функциональности и установите флажок Путевые листы на вкладке Запасы.

Флажок Путевые листы позволяет:

• распечатать авансовый отчет при предоставлении кассового чека на заправку автомобиля;
• оформить и распечатать путевой лист из 1С Бухгалтерии 3.0 по форме №3 или упрощенной форме (перед использованием утвердите ее в учетной политике);
• автоматически рассчитать и признать расходы на ГСМ по путевому листу;
• контролировать остатки топлива в баках автомобиля на счете 10.03.2.

Если флажок установлен, то при регистрации авансового отчета на заправку автомобиля топливом и при приобретении ГСМ по рублевым топливным картам используйте счет 10.03.2.

При приобретении топлива по талонам, ведомостям и обычным поставкам в резервуарах используйте счет 10.03.1. В этом случае путевые листы не формируются, а списание ГСМ осуществляется вручную, даже если флажок Путевые листы установлен.

Схема учета ГСМ в 1С

Путевые листы формируются в 1С 8.3 Бухгалтерия

Путевые листы формируются в сторонней программе

Учет путевых листов в 1С 8.3 Бухгалтерия

Шаг 1. Определитесь с документом оприходования ГСМ используя схему

В примере оприходование ГСМ осуществляется через подотчетное лицо — для такого случая используйте документ Путевой лист в разделе Покупки.

Шаг 2. Подготовьте сопутствующие справочники

Для корректного использования документа Путевой лист проверьте данные в справочнике Транспортные средства.

В поле Топливо выберите из справочника Номенклатура наименование ГСМ для учета его поступления и расхода.

В поле Норма расхода заполните, сколько топлива расходует автомобиль для зимнего или летнего периода — в зависимости от того, когда чаще всего он используется, или текущего времени года.

Также проверьте, что у водителя введены актуальные данные водительского удостоверения в справочнике Физические лица.

Без этих данных Путевой лист не проведется.

Шаг 3. Заполните шапку документа Путевой лист

Укажите заправленное транспортное средство и водителя в поле Сотрудник из справочника Физические лица.

Норма расхода заполнится автоматически из карточки транспортного средства, при необходимости измените ее. Например, в летнее время расход топлива по нормативу будет меньше.

Если выбрать положительный ответ на изменение норматива и записать документ, Норма расхода изменится в справочнике Транспортные средства и будет использована в следующих документах.

Счет затрат и его аналитику проверьте по одноименной ссылке. По умолчанию заполняются Основной счет учета затрат и статья, используемая по умолчанию для путевых листов. При необходимости измените их вручную.

Шаг 4. Введите данные по приобретенному ГСМ

На вкладке Топливо зарегистрируйте данные отчета водителя о заправке автомобиля, выбрав, как именно приобреталось топливо: по топливной карте или другими денежными средствами (наличными, банковской картой). Если документы выписаны на имя Организации, данная вкладка не заполняется.

Информация о приобретенном ГСМ и его остатке в баке отобразятся внизу документа.

На основании этих данных по кнопке Печать – Авансовый отчет (АО-1) распечатайте отчет подотчетника, номер которого поправьте вручную. При формировании авансового отчета таким способом отсутствует сквозная нумерация. Кроме того, придется контролировать нумерацию документов Авансовый отчет и при необходимости исправлять порядковый номер в нем вручную.

По топливной карте отчет по форме АО-1 не формируется из документа.

Шаг 5. Введите данные для расчета расхода ГСМ

На вкладке Маршрут зарегистрируйте все поездки на транспортном средстве. Заполните или Показания одометра, или Расстояние в км (незаполненный показатель рассчитается автоматически).

Данные поля Расход, л рассчитывается по формуле:

Если фактический Расход ГСМ отличается от рассчитанного, исправьте его вручную.

После введения информации также автоматически рассчитается расход топлива и зафиксируется остаток по ГСМ в баке.

Шаг 6. Сформируйте проводки по поступлению и списанию ГСМ

Списание ГСМ в путевом листе осуществляется только в количественном выражении. Сумма рассчитается при закрытии месяца.

Шаг 7. Отразите данные следующей поездки и сформируйте проводки

При наличии топлива в баке (остатка по счету 10.03.2) независимо от того, каким образом оформлено поступление, остаток отразится внизу документа. Введите данные по маршруту за текущий день.

Сформируйте проводки.

 Шаг 8. Расчет расходов на ГСМ в суммовом выражении

Если в течение месяца отражались путевые листы, при закрытии месяца определится кредитовая сумма по счету 10.03.2. Себестоимость списанного ГСМ по путевым листам всегда рассчитывается по средней, даже если в настройках учетной политике предусмотрен Способ оценки МПЗ — По ФИФО.

Перейдите в регламентную операцию Корректировка стоимости номенклатуры и проверьте расчет суммы.

Себестоимость 1 ед. = 2 100 / 35 = 60.

Себестоимость 27,267 л списанного бензина АИ-95 = 60 * 27,267 = 1 636,02.

1С путевые листы — конфигурация

Где еще можно формировать путевые листы в 1С 8.3?

В 1С путевые листы для транспортных организаций формируются в специализированных конфигурациях — например, 1C: Респект: Учет путевых листов и ГСМ, 1С: Предприятие 8. Управление Автотранспортом, 1С: Управление строительной организацией и т. д.

См. также:

• Учет ГСМ в 1С Бухгалтерия 8.3 – пошаговая инструкция
• Регистрация и снятие с учета автотранспортного средства в 1С 8.2

См. также видео – Приобретение ГСМ по топливной карте в 1С:Бухгалтерия

Поставьте вашу оценку этой статье: