Авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия: как сделать и заполнить

Не секрет, что у любой Организации достаточно часто возникает необходимость оформить покупку через авансовый отчет. И чтобы сделать авансовый отчет сразу правильно и без ошибок любому бухгалтеру хочется иметь образец заполнения документа в 1С. Разные виды операций в авансовом отчете в 1С 8.3 Бухгалтерия добавляют вопросов, а что же выбрать и как заполнить документ. Давайте разбираться:

• какой вид операции выбрать в том или ином случае;
• как заполнить авансовый отчет в 1С 8.3.

Авансовые отчеты в 1С 8.3: пошаговая инструкция

На схеме ниже представлена пошаговая инструкция по работе с подотчетными лицами. Основных шагов всего три:

• Аванс подотчетнику;
• Отчет подотчетника;
• Окончательный расчет.

Каждый шаг подробно описан – смело ищите свою ситуацию на схеме.

В данной статье мы подробно рассмотрим блок Отчет подотчетника. И начнем разбор с вопроса — Как сделать авансовый отчет в 1С 8.3?

Больше материалов по теме — см. в нашем курсе Модуль 8. Расчеты с подотчетным лицом

Вид операции в авансовом отчете 1С 8.3

Оформление Авансового отчета осуществляется в разделе Банк и касса по ссылке Авансовые отчеты.

При создании документа сразу же возникает вопрос, — какой Вид операции выбрать?

Итак,

• Авансовый отчет – это универсальный вариант, его можно использовать при любых обстоятельствах.
• Авансовый отчет по командировке — упрощенный вариант, его рекомендуется выбирать для отчета по командировкам только, если подключен онлайн-сервис Smartway (Администрирование – Подключение данных Smartway).

Если вы приняли решение использовать в работе Авансовый отчет по командировкам, то обратите внимание на ряд ограничений в документе:

• нет возможности указать данные счета-фактуры:
  • если подключен Smartway, то на все расходы с НДС создается документ Счет-фактура (Бланк строгой отчетности) с кодом вида операции – 23, без возможности его редактирования;
  • если Smartway не используется, то весь выделенный НДС автоматически списывается на расходы, не принимаемые в НУ.
• нельзя использовать при выдаче подотчетных сумм в валюте:
  • по умолчанию задан счет 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами» без возможности его редактирования на счет 71.21 «Расчеты с подотчетными лицами (в валюте)».

Авансовый отчет в 1С 8.3: образец заполнения

Теперь вы знаете, как делать Авансовый отчет в 1С 8.3. Перейдем к его заполнению.

Авансовый отчет

Документ с этим видом операций состоит из множества вкладок, что позволяет нам отразить разнообразные операции. Пройдемся по каждой вкладке.

Авансы – все выданные ранее подотчетные суммы (в т.ч. денежные документы), за которые отчитывается подотчетник.

Подробнее о выдаче денежных средств в подотчет на примере в нашем курсе Модуль 5. Касса Тема 5.4: Выдача денег из кассы в подотчет

Товары – ТМЦ закупленные подотчетником. На эти позиции не были выставлены документы в адрес нашей Организации, например, ТОРГ-12.

• Документ (расхода) – документ, подтверждающий стоимость приобретенных ТМЦ;
• Поставщик – продавец ТМЦ, обязательно заполняется при предоставлении счета-фактуры;
• СФ – флажок устанавливается, только если был предоставлен дополнительно еще и СФ.

Оплата – заполняется, только если подотчетник оплатил товары (услуги), оприходованные документом Поступление (акт, накладная). Это полезно делать, если нужно, чтобы покупка попала в Акт сверки с контрагентом.

Прочее – расходы, у которых нет материальной формы и поэтому они не попали на вкладку Товары. Например, услуги, за которые отчитывается подотчетник.

• Поставщик – поставщик услуг, поле обязательно заполняется при предоставлении счета-фактуры или БСО;
• СФ – флажок устанавливается, только, если был предоставлен дополнительно еще и СФ. Если вместо СФ получен БСО, установите флажки СФ и БСО одновременно.

В строке итогов отражается финансовый результат от операции. В зависимости от наличия остатка или перерасхода зависят дальнейшие действия бухгалтера.

При интеграции программы со Smartway, данный вид документа также можно использовать. В этом случае загруженные из данного сервиса документы отразятся на дополнительной вкладке Билеты.

Авансовый отчет по командировке

В Авансовом отчете по командировкам нет вкладок, т.к. он не подразумевает внесение оплаты или приобретение ТМЦ. Как и следует из названия, этим документом отражаем только командировочные расходы. Теперь посмотрим, как заполнить шапку и табличную часть нашего документа.

• Период – время, проведенное в командировке;
• Суточные – размер суточных положенных подотчетнику, рассчитывается автоматически в зависимости от Периода. При необходимости можно изменить дневную ставку, перейдя по ссылке с суммой. В этой же форме заполняется аналитика по затратам.

• Аванс – сумма аванса, выданного подотчетному лицу на командировку. По ссылке необходимо подобрать расчетные документы. Не попавшие в данный список подотчетные суммы отражаются как Предыдущий аванс (остаток) в Строке итогов.

В табличной части отражаются командировочные расходы, кроме билетов, загруженных через Smartway. Они учитываются на счете 76.41 «Приобретение билетов для командировок», отдельно от подотчетных сумм. Купленные Организацией билеты отражаются по ссылке Билеты, которая доступна только при подключении интеграции с Smartway.

Чтобы избежать проблем с вычетом НДС не рекомендуется вносить в документ расходы, не подтвержденные БСО, т.к. для каждой строки автоматом будет создан документ Счет-фактура (бланк строгой отчетности).

Почему нельзя принимать НДС к вычету по чеку см. в видеоуроке Принятие НДС к вычету по чеку в Модуле 8 Тема 8.1: Авансовый отчет на приобретение материалов за наличные.

Если расходы с выделенным НДС присутствуют, но нет счета-фактуры, то надо использовать универсальный вид операции Авансовый отчет. Он также подходит при работе со Smartway. Загруженные из данного сервиса документы отразятся на дополнительной вкладке Билеты.

Авансовый отчет: проводки в 1С 8.3

Теперь перейдем к заключительной части оформления нашего документа. Итак, какие же проводки сформирует документ при проведении.

Рассмотрим проводки по каждой вкладке документа Авансовый отчет:

• Авансы – проводки не формируются, данные нужны только для информации и печатной формы.
• Товары:
  • Дт счет учета ТМЦ Кт 71.01;
  • Дт 19.03 Кт 71.01 – если заполнена графа НДС;
• Оплата — Дт счет расчетов Кт 71.01;
• Прочее:
  • Дт счет затрат Кт 71.01;
  • Дт 19.04 Кт 71.01 – если заполнена графа НДС;
  • аналогично вкладке Товары – могут быть сформированы проводки по списанию НДС.

В Авансовом отчете по командировке проводки формируются только по счетам затрат для расходов, которые отражены по ссылке Суточные и в табличной части документа.

Стоимость билетов по командировке, загруженная из Smartway, отражается на вкладке Билеты авансового отчета или ее можно увидеть по ссылке Билеты в авансовом отчете по командировке. Проводка будет Дт счет затрат Кт 76.14.

Теперь вы знаете, чем в 1С Авансовый отчет отличается от Авансового отчета по командировке и никогда не запутаетесь при оформлении подотчетных сумм.

Поставьте вашу оценку этой статье: