Поступление и выдача денежных документов в 1С 8.3

Нередко в своей практике бухгалтер сталкивается с необходимостью оформления поступления и выдачи денежных документов в программе 1С 8.3, где данный процесс автоматизирован. Он понятен и прост. Далее рассмотрим его механизм на примере.

Что такое денежные документы и какие документы относятся к ним

Денежные документы – это документы, которые организация уже оплатила, но услуги по ним еще не предоставлены. Эти документы хранятся в кассе предприятия. Например: талоны на бензин, талоны на питание, марки почтовые, оплаченные железнодорожные и авиабилеты и т.д.

Учет денежных документов в 1С 8.3 ведется на счете 50.03.

Поступление денежных документов в 1С 8.3

Для оформления поступления денежных документов в 1С Бухгалтерия 3.0 (8.3) предусмотрен документ Поступление денежных документов. Его без труда можно отыскать в разделе Банк и касса – Поступление денежных документов:

Перейдем в журнал Поступление денежных документов. Для создания нового документа используется кнопка Создать:

Для начала заполним шапку документа:

• Вид операции – из выпадающего списка предполагается выбрать от кого происходит поступление: от поставщика, от подотчетника или прочее поступление;
• Счет учета заполняется автоматом в 1С 8.3. По умолчанию – это счет 50.3;
• Организация – выбираем нужную организацию, если их несколько;
• Вх.номер… от – проставляем, если есть, вх. номер и дату;
• Номер… от – номер документу в 1С 8.3 присвоится автоматически при записи или проведении. Дата проставляется также автоматически при создании документа (текущее число):

Теперь можем перейти к заполнению формы документа. Она состоит из 2 вкладок: От кого и Денежные документы.

Заполним вкладку Денежные документы. Чтобы заполнить таблицу документа, необходимо нажать Добавить и внести реквизиты:

• Денежный документ – из справочника Номенклатура денежных документов необходимо выбрать нужный денежный документ или создать новый;
• Количество – указывается сколько денежных документов поступило;
• Сумма – указывается стоимость поступивших денежных документов. Внимание! Данное поле заполнится автоматом, если будут заполнены данные в справочнике Номенклатура денежных документов:

Заполним вкладку От кого. Ее реквизиты будут меняться в зависимости от выбора вида операции в шапке.

Оприходование денежных документов от поставщика в 1С 8.3

Если был выбран вид Поступление от поставщика необходимо заполнить реквизиты:

• Контрагент – выбираем поставщика, от которого получены денежные документы;
• Принято от – наименование контрагента для печатных форм. Внимание! Для того чтобы данный реквизит заполнялся автоматом, необходимо прописать в карточке контрагента полное наименование;
• Договор – выбирается нужный или создается новый. Внимание! Договор должен иметь вид Прочее;
• Счет расчетов – проставляется счет расчета с контрагентами:

Получение денежных документов от подотчетного лица в 1С 8.3

Если был выбран вид Поступление от подотчетного лица заполним реквизиты:

• Подотчетное лицо – выбирается сотрудник, от которого поступили денежные документы;
• Принято от – данные сотрудника для печатных форм (ФИО). Проставляются автоматом:

Прочее поступление денежных документов в 1С 8.3

Если был выбран вид Прочее поступление:

• Принято от – указывается либо ФИО сотрудника, либо наименование контрагента (как для формы, выводимой на печать);
• Счет кредита – заполняется счет учета. При выборе счета, при необходимости, потребуется заполнить субконто:

После занесения в документ всей необходимой информации, необходимо провести документ в 1С 8.3, используя кнопку Провести:

Проводки по поступлению денежных документов в 1С 8.3

Если все было заполнено корректно, то программа 1С 8.3 сформирует необходимые проводки. Их можно посмотреть, используя Дт/Кт:

В нашем примере проводки корректны – от поставщика (76.09) на счет «Денежные документы» (50.03):

 

Как оформить поступление денежных документов в 1С 8.3

Документ Поступление денежных документов имеет печатную форму Приходный ордер. Чтобы вывести на экран макет печатной формы, необходимо нажать кнопку Приходный ордер в верхнем меню документа:

Далее на экран выводится макет печатной формы Приходный ордер:

Выдача денежных документов в 1С 8.3

Документ Выдача денежных документов в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 создается также как и поступление из раздела Банк и касса – Выдача денежных документов:

Переходим в журнал Выдача денежных документов. Для создания нового документа в 1С 8.3, используется кнопка Создать:

Документы выдачи заполняется аналогично поступлению. При заполнении шапки документа заполнению подлежат реквизиты:

Вид операции – из выпадающего списка необходимо выбрать:

• Возврат поставщику – выбирается, если выполняем возврат денежных документов поставщику;
• Выдача подотчетному лицу – выбирается, если денежные документы выдаются подотчетному лицу;
• Прочая выдача – выбирается при прочем выбытии денежных документов из кассы.

Далее указываются:

• Счет учета – в 1С 8.3 заполняется автоматом;
• Организация – подбираем нужную организацию, если их несколько;
• Номер… От – номер документу присвоится автоматически при записи или проведении. Дата в 1С Бухгалтерия 3.0 проставляется также автоматически, только при создании документа (текущее число):

По аналогии с поступлением заполним форму документа. Она также состоит из 2 вкладок: Кому и Денежные документы.

Заполним вкладку Денежные документы. Чтобы заполнить таблицу документа необходимо нажать Добавить и заполнить реквизиты:

• Денежный документ  – из справочника  Номенклатура денежных документов выбрать нужный денежный документ или создать новый;
• Количество – указывается сколько денежных документов выдается;
• Сумма  – указывается сумма возврата денежных документов:

Реквизиты вкладки Кому будут меняться в зависимости от выбора вида операции в шапке документа Выдача денежных документов.

Возврат денежных документов поставщику в 1С 8.3

Если был выбран вид Возврат поставщику заполняются реквизиты:

• Контрагент – выбираем поставщика, которому возвращаем денежные документы;
• Выдано – наименование контрагента для печатных форм. Внимание! Для заполнения реквизита автоматом, необходимо прописать в карточке контрагента полное наименование;
• Договор – из справочника Договоры выбирается нужный. Внимание! У договора должен стоять вид Прочее.
• Счет расчетов – проставляется счет расчета с контрагентами:

При выборе вида операции Возврат поставщику на форме документа появится еще одна вкладка, которую необходимо заполнить – Счета доходов и расходов. Без выполнения данного условия документ в 1С 8.3 не проведется. Она  нужна для того, чтобы отразить в учете разницы между суммой возврата и учетной стоимостью денежных документов. На вкладке необходимо заполнить реквизиты:

• Статья доходов и расходов – в справочнике Прочие доходы и расходы подбираем подходящую статью;
• Счет учета доходов – указывается счет учета для доходов, которые возникают если сумма возврата превышает учетную стоимость денежных документов;
• Счет учета расходов – указывается счет учета для расходов, которые возникают когда учетная стоимость денежных документов превышает сумму возврата:

Выдача денежных документов подотчетному лицу в 1С 8.3

Если был выбран вид Выдача подотчетному лицу:

• Подотчетное лицо – выбирается сотрудник, которому выдаются денежные документы;
• Выдано – вносятся данные сотрудника для печатных форм (ФИО). В 1С 8.3 проставляются автоматически:

Прочая выдача денежных документов в 1С 8.3

Если был выбран вид Прочая выдача заполняются реквизиты:

• Выдано – указывается либо ФИО сотрудника, либо наименование контрагента (как для формы, выводимой на печать);
• Счет дебета – заполняется счет учета. При выборе счета по мере необходимости потребуется заполнить субконто:

После занесения в документ всей необходимой информации, необходимо провести документ, используя кнопку Провести:

При корректном заполнении, программа 1С 8.3 сформирует необходимые проводки. Их можно посмотреть, нажав на Дт/Кт:

В нашем примере проводки корректны – Дт 71.01 Кт 50.03:

Как оформить выдачу денежных документов в 1С 8.3

Документ Выдача денежных документов имеет печатную форму Расходный ордер. Чтобы вывести на экран макет печатной формы, следует нажать Расходный ордер в верхнем меню документа:

На экран выводится макет печатной формы Расходный ордер:

Отчет по движению денежных документов в 1С 8.3

Счет денежных документов 50.03 – единственный счет из раздела Касса, у которого есть признак количественного учета. Это позволит увидеть обороты и остатки по данному счету как в суммовом, так и в количественном выражении.

Рассмотрим на примере. Перейдем в раздел Отчеты – Оборотно-сальдовая ведомость по счету:

Выбираем счет – 50.03. Заполняем организацию и период, нажимаем Сформировать:

Видим, что отчет сформировался по счету 50.03 в разрезе субконто Денежные документы и содержит не только суммовые значения, но и количественные:

На сайте ПРОФБУХ8 Вы можете посмотреть другие наши бесплатные статьи и материалы по конфигурациям:
1C Бухгалтерия 8.3 (8.2).

Чтобы освоить более широкий спектр операций в программе 1С и изучить весь функционал программы, мы предлагаем Вам пройти наш профессиональный курс «1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 на интерфейсе ТАКСИ». Подробнее о курсе смотрите в нашем видео:

Поставьте вашу оценку этой статье: