Счет-фактура в авнсовом отчете сотрудника

Здравствуйте! Объясните, пожалуйста, в каких случаях при оформлении «Авансового отчета» при покупке ТМЦ ставится галочка в «счет-фактуре» и заполняются данные по этой позиции. ТМЦ приобретается по накладным от поставщика, а может приобретаться в магазине по товарному чеку. (Это кофейня, а ситуация складывается из-за того, что поставщик не привез своевременно молоко или сливки для приготовления кофе. Поэтому приходится бежать в магазин). Спасибо!