Как сформировать расчетный листок в 1С ЗУП 8.3

Все организации, выплачивающие зарплату сотрудникам, обязаны в письменной (печатной) форме информировать сотрудников о суммах начислений, удержаний, компенсаций за задержку зарплаты и суммах к выплате. Этой задаче в программе 1С ЗУП 8.3 отвечают печатные формы расчетных листков.

В данной статье рассмотрим:

  • Как и где можно сформировать расчетный листок в 1С ЗУП 8.3;
  • Какие варианты формирования листка можно выбрать;
  • Какие возможности настройки печатной формы листка есть в программе;
  • Как добавить надпись «Расчетный листок получил»;
  • Как можно настроить отправку расчетных листков по эл. почте;
  • Правила и штрафы за несоблюдение правил выдачи расчетных листков.

Как и где можно сформировать расчетный листок в 1С ЗУП 8.3

Есть два основных способа вызова печатной формы расчетного листка:

1. Из документа Начисление зарплаты и взносов: меню Зарплата – Начисление зарплаты и взносов. Расчетный листок из расчетного документа обычно формируется для контроля правильности начисления зарплаты. Можно сформировать расчетные листки по группе сотрудников. Для этого в форме списка документов Начисление зарплаты нужно выделить (простым щелчком мыши по нужной строке, при нажатой клавише Ctrl) несколько сотрудников и нажать кнопку Расчетный листок над табличной частью документа:

расчетный листок в документе Начисление зарплаты и взносов

2. Из меню Зарплата – Отчеты по зарплате – Расчетный листок:

где найти расчетный листок в 1С ЗУП 8.3

Есть возможность разбить формирование листков по подразделениям и задать период. Для отчета имеется два варианта формирования расчетного листка – Расчетный листок и Расчетный листок по рабочим местам:

настройка параметров формирования расчетного листка

Отличие этих двух вариантов состоит в том, что расчетный листок формирует единый расчетный листок по всем рабочим местам сотрудника. Например, по основному и совместительству. Этот вариант является в программе 1С ЗУП ред.3 основным.

Расчетный листок с разбивкой по рабочим местам формирует отдельные расчетные листки для каждого рабочего места сотрудника организации (например, по основному месту и совместительству).

Рассмотрим пример: для сотрудницы Чук Н.А., основное место – главный бухгалтер, оформлена подработка на должности заместитель директора.

Выберем вариант –  Расчетный листок с разбивкой по рабочим местам. Нажмем на кнопку Настройки:

настройка печати расчетного листка с разбивкой по рабочим местам

В настройках можно отметить «галочкой» только те должности сотрудника, по которым хотим вывести расчетные листки:

выбор должности сотрудника в настройках отчета

В данном случае получим начисления только по основному месту работы Чук Н.А. (без подработки), в должности главного бухгалтера:

сформирован расчетный листок по должности главный бухгалтер

Какие возможности настройки печатной формы расчетного листка есть в программе 1С ЗУП 8.3

По кнопке Настройки или Еще – Настройки можем регулировать объем информации, выводимой в расчетном листке:

настройки печатной формы расчетного листка в 1С ЗУП 8.3

Большинство настроек понятно из названия, но поясним некоторые:

  • Выводить особенности расчета НДФЛ – выводится общий облагаемый доход и размер предоставленных вычетов с начала года;
  • Детализировать выплаты по ведомостям – отражается список ведомостей, по которым выплачивалась зарплата (в т.ч. аванс);
  • Выводить показатели начислений – выводится размер оклада, районный коэффициент, расценки при выполнении сдельных работ и т.д.;
  • Страховые взносы в ПФР – выводятся суммарно страховые взносы в ПФР за расчетный период.

Обратите также внимание на то, что по нашему примеру в расчетном листке (основная форма) выводятся начисления Чук Н.А. как по основному месту работы, так и по подработке в качестве зам. директора, в отличие от рассмотренного выше варианта Расчетного листка с разбивкой по рабочим местам, с отбором по должности:

сформирован расчетный листок согласно заданным настройкам

Если сбросить галочку у всех флажков настроек, информация в печатной форме листка будет минимальной:

расчетный листок в 1С ЗУП 8.3

Как добавить графу для подписи сотрудника о подтверждении получения расчетного листка

Обязанность извещать работника о размерах начислений, удержаний, компенсаций за задержку зарплаты, сумме зарплаты к выплате закреплена в ТК РФ (статья 136).

Поэтому, чтобы избежать претензий Роструда и заручиться доказательствами в трудовых спорах с сотрудниками, работодателю необходимо получить роспись работника, подтверждающую факт выдачи расчетного листка. Это можно выполнить одним из следующих способов:

  • Добавить графу в зарплатной ведомости или расчетном листке;
  • Получить подпись сотрудника на согласие получать листки по электронной почте;
  • Завести специальный журнал учета выданных расчетных листков.

Рассмотрим пошагово как легко создать графу прямо в расчетном листке для подписи о подтверждении получения листка сотрудником.

Шаг 1. Сформируем расчетный листок и воспользуемся кнопкой Еще – Перейти к макетам печатных форм:

команда Перейти к макетам печатных форм

Перейти к макетам можно и в разделе Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки, используя  гиперссылку Макеты печатных форм.

Шаг 2. Выберем макет печатной формы Расчетный листок (настраиваемый):

выбор макета Расчетный листок (настраиваемый)

Шаг 3. Откроем макет Для просмотра и редактирования. Добавим вверху надпись Листок получил:

добавление надписи в макет печатной формы

Выделим область вставленного текста. Правой кнопкой мыши вызовем контекстное меню, выберем в меню команду Объединить. Сохраним изменения по кнопке Записать и закрыть:

сохранение изменений в макете печатной формы

Теперь, если снова сформируем Расчетный листок в 1С ЗУП 8.3, увидим место для подписи в получении листка:

Расчетный листок с надписью "Листок получил"

Как настроить рассылку расчетных листков в 1С ЗУП 8.3

Рассмотрим пошагово как можно организовать отправку расчетных листков сотрудникам по электронной почте.

Шаг 1. Настраиваем (если еще не настроена) учетную запись электронной почты, с которой будем отправлять листки и электронные сообщения другого типа. Учетная запись настраивается в разделе Администрирование – Органайзер. Нужно ввести адрес эл. почты и пароль:

настройка учетной записи в 1С 8.3

Более подробно как сделать настройку почты в 1С 8.3 ЗУП для рассылки документов и писем рассмотрено в нашем видео уроке:

Шаг 2. Проверим, введены ли у физических лиц электронные адреса. Откроем карточку физ.лиц: Кадры – Физические лица:

Физические лица в интерфейсе 1С ЗУП 8.3

Если не введены, то заполним электронный адрес в поле Email на закладке Адреса и телефоны:

заполнение карточки сотрудника

Шаг 3. Настроим рассылку: меню Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки – Рассылки отчетов или прямо из расчетного листка: Еще – Отправить – Создать рассылку отчетов:

команда Создать рассылку отчетов

Рассылку настроим так:

  • «Отправлять»: Свой отчет для каждого получателя;
  • «Получатели»: Физические лица;
  • В таблицу «Отчеты» отберем Расчетный листок по кнопке Подобрать;
  • В настройках установим отбор Сотрудник Равно [Получатель]. [Получатель] устанавливается по кнопке Указать получателя рассылки;
  • На закладке Дополнительно определим формат отправки отчета (xls,.pdf…):

настройка рассылки расчетных листков в 1С ЗУП

Шаг 4. На закладке Доставка (эл. почта) подбираем по гиперссылке “Укажите получателей” сотрудников (физических лиц), которым будем отправлять расчетные листки:

выбор получателей рассылки

Прямо из настройки Рассылки можно отправить расчетные листки по кнопке Выполнить сейчас. Можно настроить и расписание отправки расчетных листков:

настройка расписания рассылки расчетных листков

Рассылку расчетных листков в 1С ЗУП 8.3 можно сделать и из формы расчетного листка: Еще – Отправить – Отправить сейчас.

Своевременная выдача расчетных листков не только поможет сотрудникам сориентироваться в правильности выплат вознаграждения, но и защитит работодателя, так как выступает как доказательство расходов, и как средство, снижающее срок исковой давности в претензиях сотрудников по зарплате. Претензии сотрудники могут предъявить в течение 3-х месяцев с момента получения расчетного листка. А вот если расчетный листок не выдавался, то срок претензии будет отсчитываться с момента, когда сотрудник узнал о нарушении правильности расчетов, например, при увольнении.

Порядок выдачи расчетных листков

Важно! Необходимо утвердить форму Расчетного листка одним из документов: приложением к учетной политике или локальным нормативным актом, например, приказом.

В утвержденной форме листка следует указать:

  • Дату начала применения;
  • Назначить ответственного за выдачу;
  • Описать порядок выдачи, если зарплата перечисляется на карту.

Следует помнить и о защите персональных данных. Расчетные листки выдаются или рассылаются, при согласии сотрудника, лично получателю, без доступа к листкам других физических лиц.

При проверках Роструд считает достаточным выдачу расчетных листков один раз в месяц.

Размеры штрафов за нарушения в правилах выдачи расчетных листков

Размеры штрафов за нарушения в правилах выдачи расчетных листков

При повторном нарушении штрафы выше и проверяющие могут даже дисквалифицировать должностных лиц организации.

В программе 1С ЗУП 8.3 возможностей очень много и бывает, что бухгалтер делает что-то вручную, не зная, что в программе эта возможность заложена. Используйте возможности программы на 100%. Чтобы за короткий срок быстро и эффективно освоить работу в 1С ЗУП мы создали дистанционный курс по работе в 1С ЗУП 8.3. Подробнее о курсе смотрите в нашем видео:


Поставьте вашу оценку этой статье:
1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (1 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка...


Добавить комментарий / написать вопрос
Все комментарии (18)
  • Avatar

    masv06 Май 6 2018 - 23:41

    Не совсем понятно: какие надо выбрать настройки, чтобы корректно напечатать расчетный листок для одного сотрудника, но за несколько месяцев?

  • Avatar

    yulia_evg73 Апр 5 2018 - 09:42

    Здравствуйте! Подскажите, как настроить расчетный листок, чтобы выделенные начисления не “разбивались по периодам действия? Спасибо

  • Avatar

    Татьяна Пигарева Фев 8 2018 - 10:18

    Добрый день. А как организации при отправке расчетных листок в эл.виде потом можно доказать проверяющим,что листки были отправлены? Есть какой-нибудь отчет по рассылкам?

  • Avatar

    EFES6.11-17 Окт 13 2017 - 16:46

    Здравствуйте! Если мне нужно сделать расчетные листки одного из подразделений и выбрать из этого списка несколько человек. Каким методом сделать этот отбор? Нажатием “два раза клавишей мыши” отбор не получается сделать.

  • Avatar

    grgrgr66 Июл 7 2017 - 10:45

    Здравствуйте, вопрос по настройке рассылке. Сделала, как написано, но в результате все расчетные листки поступили все указанные физ лица, а не каждому свой листок. Где ошибка?

  • Avatar

    m.trunov Июн 19 2017 - 12:10

    Добрый день!
    Для исключения доступа к расчётным листкам посторонних лиц отправляемый файл должен быть как-то защищён. По умолчанию (по мнению регулирующих органов) средства эл. почты Майкрософт не являются в этом смысле защищёнными. Поэтому защитить данные при отправке по эл. почте нужно другим способом, например упаковкой файла в архив, защищённый паролем.
    Я не нашёл в 1С ЗУП 3 способа указать в настройках рассылки индивидуального пароля для каждого сотрудника. Есть только один общий пароль для всех сотрудников в рассылке, что не может исключить доступ к личным данным посторонних.

    Подскажите пожалуйста, можно в ЗУП 8.3 конфигурации 3.1 в настройке рассылки расчётных листков определить значение пароля архива для каждого сотрудника, используя значение какого-либо реквизита этого сотрудника (например, СНИЛС физ. лица)?

    • Avatar

      Ольга Горшенина Profbuh8.ru Июн 19 2017 - 12:30

      Здравствуйте!
      Мы сейчас отвечаем на вопросы участников ПРОФКЛУБа. Задайте, пожалуйста, свой вопрос, перейдя по ссылке – https://profbuh8.ru/free-vopros/voprosy-zup8/

    • Avatar

      bykovayulia Сен 15 2017 - 13:40

      Коллега, добрый день.

      Подскажите пожалуйста, был ли найден ответ на вопрос?

    • Avatar

      yhor Апр 26 2018 - 12:28

      Поторопился, пароль один на всех также получается, берется по последнему физлицу просто.
      Можно удалить сообщение выше?

      • Avatar

        Ольга Горшенина Profbuh8.ru Апр 26 2018 - 12:38

        Здравствуйте!
        Сообщение по Вашей просьбе удалили

      • Avatar

        m.trunov Апр 26 2018 - 12:39

        Вот добавленный код в процедуру “ВыполнитьРассылку” –
        …..
        // Формирование представления отчетов.
        СформироватьПредставлениеОтчетовДляПолучателя(ПараметрыДоставки, СтрокаПолучатель);

        // Архивация вложений.
        // 27-06-2017 – Задать пароль архива
        Если ПараметрыДоставки.Архивировать Тогда
        СотрудникСсылка = Справочники.ФизическиеЛица.НайтиПоНаименованию(Строка(СтрокаПолучатель.Ключ));
        Если СотрудникСсылка Справочники.ФизическиеЛица.ПустаяСсылка() Тогда
        Сотрудник = СотрудникСсылка.ПолучитьОбъект();
        ПараметрыДоставки.ПарольАрхива =СтрЗаменить(СтрЗаменить(Сотрудник.СтраховойНомерПФР, ” “, “”), “-“, “”);
        Иначе
        ПараметрыДоставки.ПарольАрхива = “1111”;
        КонецЕсли;
        Иначе
        ПараметрыДоставки.ПарольАрхива = “”;
        КонецЕсли;
        // 27-06-2017 – End
        АрхивацияВложений(ВложенияПолучателя, ПараметрыДоставки, СтрокаПолучатель.Значение);

        // Доставка.
        …..

        • Avatar

          yhor Апр 26 2018 - 12:55

          Спасибо! Отличный вариант.
          Единственное, убрал получение объекта, обошелся без него, т. к. это замедляет весь процесс.
          У меня так получилось (скрестил оба варианта):
          // Архивация вложений.
          // наша доработка
          Если ПараметрыДоставки.Архивировать Тогда
          ФизЛицо = СтрокаПолучатель.Ключ;
          Если ТипЗнч(ФизЛицо) = Тип(“СправочникСсылка.ФизическиеЛица”) Тогда
          ПараметрыДоставки.ПарольАрхива = ФизЛицо.ПарольКРасчетке;
          КонецЕсли;
          Иначе
          ПараметрыДоставки.ПарольАрхива = “”;
          КонецЕсли;
          // ———
          АрхивацияВложений(ВложенияПолучателя, ПараметрыДоставки, СтрокаПолучатель.Значение);

    • Avatar

      m.trunov Апр 26 2018 - 12:33

      Добрый день!
      Спасибо за Ваш вариант! Мы тоже решили проблему своей добавкой в код 1С. Но, т.к. я ещё не так хорошо освоил систему, то не создавал новое поле, а использовал для пароля значение уже существующего поля СНИЛС.

Добавить комментарий / написать вопрос
×
Зарегистрируйтесь и получите бесплатно более 200 видеоуроков
по работе в 1С:Бухгалтерия 8, 1С:ЗУП 8, 1С:УТ 8

Пароль будет направлен Вам на E-mail, который Вы укажете

Отправляя эту форму, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности и даете
согласие на обработку персональных данных