А как быть когда один сотрудник получает и денежные документы, и деньги?

Получить 200 видеоуроков по 1С бесплатно:

• Бесплатный видео самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.2 и 8.3;
• Самоучитель по новой версии 1С ЗУП 3.0;
• Хороший курс по 1С Управление торговлей 11.

Homjak 20.02.2014
Еще вопрос по авансовым отчетам. Сотруднику выданы под отчет марки на 200 руб. и денежные средства в сумме 3000 руб. на покупку канцтоваров. Сотрудник израсходовал марки на 50 руб. и купил канцтовары на 2000 руб. Марки он будет расходовать дальше, а вот остаток денег должен вернуть. Вопрос: какую сумму должен вернуть сотрудник? Пока я не нашла ничего лучше, чем ввести по сч.71 новое субконто Денежные документы, когда учитываю марки – проводка 71/Иванов/марки, когда деньги – 71/Иванов/… Проблема в том, что документ Авансовый отчет не формирует оборотов по «моему» субконто (его просто негде выбрать), и после проведения а/о мне приходится заходить в проводки, ставить галочку «ручная корректировка» и прописывать субконто вручную. Может быть можно как-то организовать выбор этого субконто в форме документа? Или есть другие варианты учета в данной ситуации?

Homjak 26.02.2014
Добрый вечер!
Я конечно же учитываю марки на сч 50.03. А когда я их из кассы выдаю подотчетнику, чтобы он наклеил их на конверт и отнес письмо на почту, тогда и делаю проводку Д71 – К50.03, отсюда и появляется задолженность ПОЛ по сч.71 в размере стоимости выданных ему марок. А марки я выдаю не на 1 письмо, а сразу листом (они листами продаются), и расходовать он их может и месяц, и два… Вот и выходит по ОСВ, что у подотчетника вроде бы есть средства на руках, а на самом деле покупки ему делать не на что.

Homjak 20.02.2014
Еще вопрос по расчетам с подотчетными лицами, с применением пластиковых карт.
Мы выдали пятерым сотрудникам корпоративные банковские карты. Все 5 карт привязаны к одному бизнес-счету. Я перечислила денежные средства на карты: Д 55 – К 51 = 100000,00.
К платежке приложила реестр получателей, в котором указала, что каждому сотруднику причитается по 20000,00. В течение месяца сотрудники деньги снимали: Д 71/Иванов, Петров, Сидоров,… – К 55, каждый со своей карты. Вопрос: у кого из сотрудников какой остаток на карте на конец месяца, если по выписке банка сальдо по счету 55 = 15000,00?
По счету 55 нет субконто Карты, и даже если его завести в плане счетов, в форму документа Банковская выписка само оно не пропишется. Пробовала сделать это с помощью команды «Изменить форму» – не получается, наверное, какую-то хитрость надо знать. Подскажите, как решить эту задачку!

Елена Бобкова 26.02.2014
Может быть на Дт 71 сразу отнести по 20000?
Затем, приняв расходы сотрудников по авансовому отчету, утвержденному руководителем Дт26(20,10, 23 и т.п) Кт 71 потраченные деньги закроются и вы по сальдо Дт71 увидите остатки.
Нужно пробовать. Думаю, что так получится нагляднее)

Homjak 26.02.2014
Добрый вечер, еще раз!
На мой взгляд, так делать нельзя. Во-первых, пока сотрудник не снял деньги в банкомате, они лежат на бизнес-счете организации, а значит, должны учитываться на сч. 55, как денежные активы, а не как дебиторка. В противном случае мы имеем искажение отчетности. Во вторых, я могу перечислить на карточку 50000 руб., а сотрудник, не израсходовав часть этих средств (т.е. они останутся на карточке), уйдет в отпуск, а потом на больничный и т.д. и так месяца на 3, и за ним все это время будет числиться фиктивная задолженность по сч.71 в сумме неснятых денег? Тут уже встает вопрос о превышении срока представления отчета по выданному авансу со всеми вытекающими… Тоже неправильно получается.

Елена Бобкова 26.02.2014
А банк вам как-то отчитывается о снятии ден.средств с этого счета? Ведь карточки имеют каждая свой номер? Это где-то в выписке видно?

Homjak 26.02.2014
Банк в выписке указывает. Проблема в том, что в документе Выписка банка эту аналитику записать некуда. В Списании со счета проводка Д71/Иванов – К55/… Т.е. я вижу, что снял эти деньги Иванов, и по сч.71 у меня проблем нет. А вот как обстоит дело с неснятыми деньгами, на чьих они картах остались – ?

Елена Бобкова 27.02.2014
Добрый день, Homjak!
Может быть попробовать поработать со счетами на 55 счете?
Завести под каждую карту свой. Аналитика на 55 счете это позволяет… Не пытались ТАК сделать?
Общая сумма по сч 55 должна быть верной, а по аналитике увидите на какой карте сколько.

Homjak 27.02.2014
Добрый день, Елена!
Мне вчера вечером, после разговора с Вами, тоже подобная мысль пришла: открыть к моему субсчету 55.05 «Бизнес-счет» суб/субсчета на каждую карту. Думаю, так будет правильнее (если получится), а то вдруг у меня еще депозиты какие-нибудь появятся на 55-м, чтобы уж не путать… Вообще, решение элементарное, как я раньше не догадалась?! Мы все привыкли, что в 1С аналитика ведется в разрезе Субконто. А ведь в доодинэсовские времена, когда на бумаге все писали, так и было: счет/субсчет/субсубсчет и т.д., и никаких субконто. Думаю, с картами это должно получиться, Выписка банка позволяет выбирать счет и по дебету, и по кредиту.
А вот с марками по 71-му этот номер не пройдет: в Авансовом отчете нельзя выбрать счет по кредиту, программа сама подставляет 71.01, либо 71.02. Я в свое время пробовала организовать учет марок на 71.02, т.к. валютой мы все равно не пользуемся, но что-то там не срослось…

Елена Бобкова 28.02.2014
Добрый день!
Тоже пробовала разные счета сделать под 71… Не получается привязка к ним в документах.
Видимо, придется вам обращаться к программистам. Дописывать что-то…
Вот попробовала добавить субконто к счету 71.01 второе «Денежные документы». Но опять не получилось заполнить его автоматически в документе Выдача денежных документов. Только ручной корректировкой. В оборотке подотчет разделился. Предполагаю, что в АО тоже придется руками править субконто(((

Homjak 28.02.2014
Добрый вечер!
Да, я вот так именно и делаю, ручками в АО. Жаль, что не доделана программа под это ((