Свертка базы 1С 7.7 Бухгалтерия

Большинство организаций сейчас работают в 1С 8.3. Но некоторые бухгалтера еще ведут учет в базах 1С 7.7. Часто информационные базы в 1С 7.7 имеют большой размер. В этом случае можно порекомендовать сделать свертку базы 1С 7.7.

Как правильно организовать переход на новую редакцию 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 рассмотрено на курсе по Переходу на 1С 8.3 Бухгалтерия.

Что понимаем под сверткой базы 1С и для каких целей сворачиваем базу

В «свернутой» базе останутся документы, начиная с некоторой даты, выбранной при свертке. Как правило, с начала налогового периода, например, с 01.01.2015г. А на конец предыдущего периода, например, на 31.12.2014г., будут сформированы входящие остатки — «свернутые» бухгалтерские итоги. При этом документы до входящих остатков можно удалить.

Если получим базу 1С меньшего размера, то скорость работы с такой базой существенно увеличится. Пересчет итогов, обновление базы будет более быстрым. Кроме того, к данным прошлых периодов доступ будет ограничен, так как они останутся в копии базы до свертки, которую также можно развернуть для доступа только ограниченному кругу лиц. Таким образом, решим еще и задачу конфиденциальности данных.

В результате свертки базы 1С станет доступной еще одна замечательная возможность: можно удалить неиспользованные элементы справочников Номенклатура, Контрагенты, Материалы и ряда других, на которые не будет ссылок после удаления большого количества документов прошлых лет.

Когда следует проводить свертку базы 1С

Следует проводить свертку базы 1С, если:

• Объем оперативной памяти сервера баз данных или размер информационной базы < 0.5;
• Если страдаете от низкой скорости работы в базе 1С. В этом случае стоит подумать и о других вариантах ускорения работы. Можно рассмотреть переход от файлового варианта работы к клиент-серверному, улучшить характеристики компьютера и т.д.
• Хотите минимизировать доступ проверяющих организаций и сотрудников к данным прошлых лет.

Какие обработки позволят свернуть базу 1С 7.7

Решить задачу свертки типовой базы и удаления неиспользованных элементов справочников помогут две обработки с диска Информационно-технологического сопровождения 1С Предприятие:

• Найти обработки можно в Интернет — версии ИТС по ссылке;
• Либо на диске ИТС в каталоге \1CITS\EXE\EXTREPS\UNIPROCS.

По кнопке Скопировать можно установить архивный файл uniprocs.zip в какой-либо каталог на жестком диске компьютера и распаковать его. В итоге получим большой набор обработок для программ 1С 7.7.

Нам понадобятся:

• Для свертки базы файлы ERT и WRAP.EFD;
• Для удаления неиспользованных объектов файлы ObjDel.ert и ObjDel.efd.

Скопируем все 4 файла в подкаталог Extforms нашей информационной базы 1С 7.7. После этого действия в меню Сервис — Дополнительные возможности:

Станут доступны для запуска обработки Свертка бухгалтерских итогов и Пометка на удаление неиспользованных объектов:

Как сделать свертку базы 1С 7.7 — пошаговая инструкция

Шаг 1. Подготовка к свертке базы

Перед проведением свертки проанализируем базу 1С 7.7. Размер базы до свертки — 210 Мб.

Шаг 2. Сделать архивную копию базы

Внимание! Не забудьте сделать архивную копию базы 1С до свертки.

Шаг 3. Пересчитать бухгалтерские итоги

Полезно до свертки пересчитать Бухгалтерские итоги в режиме 1С Предприятие — меню Операции — Управление Бухгалтерскими итогами. Следует выбрать Полный пересчет:

Свертку будем проводить в режиме 1С Предприятие (монопольный запуск). Конфигурация Бухгалтерия, ред.4.5.

Откроем Журнал операций: Журналы — Журнал операций, сворачиваемой базы. В нашем примере видно, что база уже сворачивалась ранее и на 31.12.2012г. сформированы бухгалтерские остатки:

Остатки в разрезе аналитических признаков (субконто):

Решаем, на какую дату будем сворачивать данные в этот раз: учтем пожелания главбуха по периоду доступных данных, имеющееся время на свертку и некоторые другие факторы. Конечно, чем за больший период будем сворачивать базу, тем быстрее в ней можно будет работать.

Свертку лучше проводить на конец налогового периода.

Важно: Обработка свертки, позволяет сворачивать данные и на конец месяца. Но обязательно должна быть выполнена операция Закрытия месяца.

В нашем случае выберем дату свертки 31.12.2013г.

Шаг 4. Сформировать ОСВ до свертки

Для контроля результатов свертки сформируем оборотно-сальдовую ведомость за 2013 год:

Внимание: После свертки вновь сформируем Оборотно-сальдовую ведомость за 2013 год и сравним ее с ведомостью до свертки. Остатки на конец периода должны совпадать.

Шаг 5. Выполняем свертку

Запускаем обработку свертки бухгалтерских итогов: Сервис — Дополнительные возможности — Универсальная обработка: Свертка бухгалтерских итогов:

В качестве даты свертки выбираем 31.12.13, корреспондирующий счет для остатков — 00.

Можно выбрать один их трёх способов удаления проводок за период свертки:

• Пометить на удаление документы — помечаются на удаление все документы за сворачиваемый период;
• Сделать непроведенными документы — отменяется проведение документов за сворачиваемый период;
• Удалить проводки — удаляются бухгалтерские операции, а сами документы остаются.

Выберем первый способ — Способ удаления проводок — Пометить на удаление документы. Нажимаем кнопку Выполнить. Обработка напомнит о необходимости создания резервной копии. Но мы ее уже сделали, поэтому продолжаем.

В результате получим сообщение о завершении свертки:

Шаг 6. Анализируем результаты свертки

Откроем Журнал операций: Операции — Журнал операций.

На  31.12.2013г. сформировались остатки по счетам, а все операции до даты свертки помечены на удаление:

Формируем оборотно-сальдовую ведомость за 2013г.:

И сравниваем ее с ведомостью до свертки. Видим, что различий в сальдо на конец периода нет. Значит, можем удалить помеченные на удаление объекты: Операции — Удаление помеченных объектов:

Таким образом, удаляем более 1000 объектов:

Некоторые из старых документов могут не удалиться. Например, счета-фактуры полученные. Это означает, что на них есть ссылки в операциях остатков, введенных при свертке.

Теперь в Журнале операций первые операции — это остатки по счетам на конец 2013 года:

Остатки нужно проанализировать и при необходимости можно откорректировать.

Однако только после пробной свертки сможете решить — стоит ли сворачивать базу штатными средствами.

Проанализировать базу 1С 7.7 после свертки важно в части учета НДС, основных средств. В редких случаях в справочнике Основных средств потребуется вручную добавить или восстановить данные из базы до свертки, включая историю.

Шаг 7. Удаление неиспользуемых элементов

После свертки базы воспользуемся обработкой Пометка на удаление неиспользованных объектов: Сервис — Дополнительные возможности.

Запускаем обработку и выбираем обрабатываемые справочники. Если база большая, то лучше обрабатывать справочники поочередно:

В нашем случае база небольшого размера, поэтому отметим сразу, что хотим обрабатывать справочники Номенклатура, Контрагенты, Материалы. Нажмем кнопку Выполнить.

В результате будут помечены на удаление элементы выбранных справочников, на которых в базе нет ссылок, то есть ссылочные документы удалены:

Если эти контрагенты и товары не будут использоваться в дальнейшем, то удалим помеченные на удаление объекты.

Шаг 8. Установка даты запрета редактирования

Установим дату запрета редактирования в 1С 7.7 Бухгалтерия, чтобы исключить изменение сформированных остатков: меню Сервис — Общая настройка, на закладке Режимы:

Целесообразнее Дату запрета установить на текущий рабочий год. Например, на конец последнего закрытого квартала.

Шаг 9. Тестирование и исправление информационной базы

На последнем шаге выполним Тестирование и исправление информационной базы. Для этого откроем базу в режиме 1С Конфигуратор. Из меню Администрирование выполняем Тестирование и исправление со всеми установленными флажками или поэтапно, если база большого размера.

Настройки исправления по кнопке Настройка можно выбрать как на рисунке. Или можно попытаться при частичной потере данных объектов Создавать объекты:

Шаг 10. Результаты свертки

После свертки и удаления неиспользованных объектов, тестирования и исправления, размер базы стал 173 Мб, то есть уменьшился на 18%. А провели свертку данных всего одного года! Но самое главное — скорость работы в базе 1С 7.7 увеличилась. Работать стало гораздо комфортнее.

Если у Вас есть желание перейти на новую версию 1С 8.3, то в наших материалах есть бесплатный семинар по «Интерфейсу ТАКСИ», который мы рекомендуем пользователям 1С 8.3, чтобы помочь им разобраться, где что находится и как использовать встроенные команды программы в работе. Это отличный материал для ознакомления с программой 1С 8.3. Либо смотрите наш семинар, где рассказывается о новых возможностях 1С 8.3 интерфейс Такси:

Поставьте вашу оценку этой статье: