Перенумерация в 1С 8.3: как исправить нумерацию

Часто бывает, что в работе бухгалтера возникают «завалы» из документов, разнести которые в программу  1С 8.3 день в день физически сил нет. А еще от текущей работы никто не освобождал. В таком случае бухгалтер разносит в 1С 8.3 документы «задним числом». Таким образом, возникает необходимость в исправлении нумерации документов в 1С 8.3.

Второй случай необходимости в перенумерации документов в 1С 8.3, когда другой пользователь выписал документ до того, как бухгалтер успел разнести «вчерашние» документы, и, соответственно, в 1С 8.3 сбилась хронологическая нумерация выдаваемых документов.

В 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 можно исправить нумерацию как входящих, так и исходящих документов. Остановимся на этом поподробнее.

Как исправить нумерацию входящих документов в 1С 8.3

Номера входящих документов пользователи 1С 8.3 ставят вручную, поэтому при обработке большого количества документов велика вероятность ошибки.

В случае ошибки исправление нумерации входящих документов в базе 1С 8.3 делается очень просто. Для этого необходимо открыть необходимый  документ и в поле номер документа поставить нужный. Например:

В документе Поступление товаров:

В документе Поступление на расчетный счет:

Либо в полученном счете-фактуре:

При вводе документа Поступление товаров и услуг в 1С 8.2 (8.3) необходимо указать номер и дату первичного документа поставщика. В случае некорректного ввода данных в аналитических расчетах неправильно отразятся реквизиты документа поставщика. Подробнее об этом смотрите в нашем видео:

Как исправить нумерацию исходящих документов в 1С 8.3

Что касается исходящих документов, то программа 1С 8.3 при их создании сама присваивает им номер:

Автоматически проставленный номер пользователи видят после записи или проведения документа:

При попытке исправления номера документа программа 1С 8.3 выдаст информационное предупреждение об автоматической нумерации исходящих документов:

Необходимость исправлять номера исходящих документов возникает в случае нарушения хронологии занесения данных в базу 1С 8.3.

Если в учете произошла такая ситуация, то исправление нумерации может привести к некоторым сложностям, так как в случае ручной корректировки номера исходящего документа может сбиться последовательная автоматическая нумерация в базе 1С 8.3. Помимо этого, если исходящий документ уже подписан и находится у покупателя, то учетные данные в программе 1С 8.3 будут отличаться от выданных первичных документов.

Внимание! Не рекомендуется вручную исправлять нумерацию исходящих документов в 1С 8.3, чтобы не нарушать целостность учета.

Как восстановить хронологическую нумерацию счетов-фактур и кассовых документов в 1С 8.3

В 1С 8.3 существует возможность автоматически восстановить хронологическую нумерацию входящих и исходящих документов в сервисе Экспресс-проверка:

Данный сервис в 1С 8.3 позволяет в любое время производить проверку учета по некоторым положениям законодательства и встроенным алгоритмам работы программы. Экспресс-проверка в 1С Бухгалтерия 3.0 (8.3) выполняет анализ учета в следующих направлениях:

• Положения учетной политики – проверка соблюдения общих положений учетной политики;
• Анализ состояния бухгалтерского учета – контроль баланса бухгалтерских счетов и выявление технических ошибок учета с целью подготовки данных для формирования документов внешней отчетности;
• Операции по кассе – проверка правильности ведения кассовых операций;
• Ведение книги продаж по НДС – проверка правильности отражения операций, связанных с ведением книги продаж;
• Ведение книги покупок по НДС – проверка правильности отражения операций, связанных с ведением книги покупок.

Как осуществить экспресс-проверку НДС в 1С 8.3 и как избежать технические ошибки по НДС читайте в нашей статье.

Для контроля нумерации документов в 1С 8.3 необходимо перейти в настройки Экспресс-проверки:

В открывшемся окне настроек снимаем галочки со всех разделов учета, так как программа 1С 8.3 может проверить правильность нумерации только кассовых документов и счетов-фактур выданных:

Открываем «плюсиками» раздел Операции по кассе и отмечаем галочками только соблюдение нумерации документов:

Открываем «плюсиками» раздел Ведение книги продаж по налогу на добавленную стоимость и отмечаем галочками только соблюдение нумерации документов:

После этого нажимаем кнопку Выполнить проверку. По окончании проверки программа 1С 8.3 покажет:

• Предмет контроля;
• Результат проверки;
• В случае наличия ошибок – возможные причины их возникновения и рекомендации по устранению ошибок:

При проверке кассовых документов, а также книги покупок и книги продаж по НДС, программа 1С 8.3 проверяет хронологию проведения документов и может предложить исправить нумерацию документов. В разделе Рекомендации можно увидеть предложение по устранению данной ошибки – Автоматическая перенумерация документов. Помимо этого, в детальном отчете об ошибках видим список документов, в которых была нарушена хронология проведения документов.

Обратившись к сервису перенумерации, программа 1С 8.3 предупреждает о том, что возможно несовпадение номеров выданных документов и тех, что будут в учете. Также здесь можно выбрать – с какого номера начать перенумерацию и какие новые номера документов будут в учете:

Для удобства в сервисе Перенумерация есть возможность распечатать тот или иной документ, номер которого будет исправлен. Либо реестр документов со старыми номерами для сверки учета после выполнения перенумерации:

После того, как получено согласие пользователя о перенумерации, программа 1С 8.3 выполнит ее. Далее появится информационное окно, в котором отразится список перенумерованных документов с указанием нового и старого номера, а также появится возможность распечатать документы с новыми номерами из Экспресс-проверки или их реестр:

Таким же образом можно восстановить нумерации выданных счетов-фактур:

Внимание! Соглашаясь с автоматической перенумерацией документов в 1С 8.3, пользователь рискует допустить разногласия между учетными данными и выданными оригиналами счетов-фактур. Это может осложнить сдачу налоговой декларации по НДС:

После завершения операции перенумерации счетов-фактур выданных, программа 1С 8.3 выдаст информационное сообщение, в котором укажет новые и старые номера выданных счетов-фактур, а также появится возможность распечатать счета-фактуры с новыми номерами или реестр:

Чтобы ошибка о корректности номеров документов ушла из окна Экспресс-проверки, необходимо закрыть окно перенумерации и повторно провести проверку учета:

На сайте ПРОФБУХ8 Вы можете посмотреть другие наши бесплатные статьи и материалы по конфигурациям:
1C:Бухгалтерия 8.3 (8.2).

Рекомендуем изучить общие правила первичного документооборота в нашем видео уроке:

Поставьте вашу оценку этой статье: