Авансовые отчеты в 1С 8.3 Бухгалтерия – пошаговая инструкция

В данной статье рассмотрим по шагам образец заполнения документа Авансовый отчет, Расходный кассовый ордер (РКО) в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 и сформируем Оборотно-сальдовую ведомость (ОСВ) по счету 71 для контроля состояния расчётов с подотчётным лицом в 1С 8.3.

Как сделать авансовый отчет в 1С 8.3

Авансовый отчет – это документ типовой формы, который подтверждает расходование аванса, составляемый и представляемый подотчетным лицом, подкрепляемый подтверждающими расход документами. В нем отражаются сведения о полученных подотчет сумм, фактически произведенных расходах, остаток подотчетных сумм или их перерасход.

Пример расходов:

• покупка материалов, ОС, товаров, бензина и т.д.;
• почтовые расходы;
• командировочные и суточные расходы;

Расположение Авансового отчета в программе 1С Бухгалтерия 8.3: раздел Банк и Касса – группа Касса – документ Авансовый отчет:

Авансовый отчет в 1С 8.3 оформляется в той валюте, в которой выданы денежные средства работнику – подотчетному лицу. То есть если РКО был выписан сотруднику в валюте, то и авансовый отчет должны отразить в валюте.

Авансовый отчет в 1С 8.3 по умолчанию формируется в рублях. Чтобы изменить валюту, проходим по ссылке Редактировать цены и валюту и в отрытом окне настроек выбираем валюту:

Документ имеет несколько табличных частей:

На закладке Авансы указывается информация о выданных денежных средствах и отражаются следующие документы:

• РКО;
• Списание с расчетного счета;
• Выдача денежных документов:

На закладке Товары – денежные средства, выданные подотчетному лицу, могут быть израсходованы на приобретение товаров. В этой закладке отражаются следующие предъявленные документы на приобретенные ценности:

• Чеки;
• Накладные;
• Счета-фактуры:

Закладка Возвратная тара заполняется в том случае, если подотчетное лицо приобрело возвратную тару:

Закладка Оплата. Деньгами сотрудник так же мог оплатить какие-либо ранее имеющиеся задолженности организации перед контрагентами, либо выплатить аванс контрагенту:

На закладке Прочее отражаются все остальные расходы:

• Суточные;
• Расходы на приобретение билетов;
• На услуги (представительские) и т.д.:

Более подробно особенности отражения операций по расчетам с подотчетным лицом: основные документы, счета учета, правила учета подотчетных сумм, порядок отражения расходов по авансовому отчету в 1С 8.3 изучены на курсе по работе в 1С 8.3

Как сделать расходный кассовый ордер (РКО) в 1С 8.3

Для создания документа Авансовый отчет в 1С 8.3 необходимо составить документ Расходный кассовый ордер, который находится в разделе Банк и касса, в журнале расходных кассовых ордеров:

Нажимаем кнопку Создать и заполняем обязательные реквизиты документа:

• Вид операции – выбираем Выдача подотчетному лицу;
• В поле Получатель выбираем сотрудника, которому выдаем денежные средства подотчёт;
• Указываем сумму;
• Выбираем Статью денежных средств (через Выбрать) – Выдача денежных средств подотчётнику:

• Заполним поля Основание и Приложение:

Проводки документа Расходный кассовый ордер

Проводим документ (кнопка Провести) и смотрим, какие проводки сформировались:

Нажимаем на кнопку Записать и закрыть. Таким образом, проводим и закрываем РКО в 1С 8.3.

Как заполнить Авансовый отчет в 1С 8.3

Переходим к Авансовому отчету и создадим новый через кнопку Создать. Заполняем обязательные поля документа:

• В поле Подотчетное лицо указываем сотрудника организации, который передал в бухгалтерию Авансовый отчет;
• В поле Склад указываем склад организации, на котором будут отражаться материалы, приобретённые сотрудником;
• Табличная часть. На закладке Авансы через Добавить вводим документ по выдаче аванса:

РКО, который сформировали ранее:

Сотрудник представил подтверждающий документ – счёт-фактуру от продавца. Отразим его на закладке Товары через кнопку Добавить и введём информацию о приобретенном товаре:

• Указываем сведения о товарной накладной и счёт-фактуре;
• Проставляем галочку в поле «СФ» поставщика.
• Вводим данные о счёте-фактуре и после проведения документа он создается  программой 1С Бухгалтерия 8.3 автоматически:

 

Осталось лишь провести авансовый отчет.

 

Проводки документа Авансовый отчёт

Смотрим проводки им сформированные в 1С:

Контроль состояния расчётов с подотчётным лицом в 1С 8.3

Для контроля состояния расчётов с подотчётным лицом в 1С 8.3 необходимо сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 в разделе Отчеты:

Если дебетовое и кредитовое сальдо по сотруднику отсутствует, то значит, что он полностью израсходовал средства, которые получил в подотчёт.

На сайте ПРОФБУХ8 можно ознакомиться с другими бесплатными статьями и видеоуроками по конфигурации 1C Бухгалтерия 8.3

Как избежать ошибки при оформлении авансового отчета в 1С 8.2 (8.3) смотрите в следующем видео:

Поставьте вашу оценку этой статье: