Как правильно оформить сменные графики?

Получить 200 видеоуроков по 1С бесплатно:

• Бесплатный видео самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.2 и 8.3;
• Самоучитель по новой версии 1С ЗУП 3.0;
• Хороший курс по 1С Управление торговлей 11.

Вопрос:

Добрый день!
Очень серьезный вопрос по учету рабочего времени сотрудника.
Есть сменный график с суммированным учетом рабочего времени:
1 день – 12 часов в день (с 8-00 ч. утра до 20-00 ч. вечера)
2 день – 12 часов в ночь (с 20-00 ч. этого дня до 8-00 ч. утра следующего дня)
3 день – Выходной
4 день – Выходной
В ЗУП ред. 2.5 мы так и оформляли этот график Я12, Я/Н12, В, В.
Теперь, я так поняла из вебинара, такой График оформляется следующим образом:
1 день – 12 часов в день (Я12)
2 день – 4 часа в ночь (Я/Н4)
3 день – 8 часов в ночь (Я/Н8)
4 день – Выходной (В)
Понятно, что при таком вводе Графика, Доплата за работу в праздничные дни будет правильно рассчитываться при начислении зарплаты (автоматом). Но что тогда делать, например, в следующих случаях:
1) Сотрудник закрыл больничный лист во 2 день смены. Т.е. сегодня (Я/Н4) ему на работу выходить не надо, а на следующий день (Я/Н8) в 00 часов – надо??? Основной заработок сотрудника рассчитывается как ЧасоваяТарифнаяСтавка * ОтработанноеВремяВЧасах. Если же он на работу не выходит – ему оформлять Прогул/Административный ? Если ничего не оформлять – пройдет оплата 8 часов, которые он не отработал. А если Больничный был длительный и была оформлена замена этого сотрудника другим, то другой сотрудник после отработки 4 часов должен бросать работу и ехать домой в 12 ночи? или работать, зная, что следующие 8 часов ему не оплатят?
2) Сотрудник по семейным обстоятельствам не может отработать ночную смену – пишет 1 день административный (так было в ЗУП 2.5). А теперь он должен написать заявление на два дня административных (4 часа за второй день и 8 часов за третий) ? Тогда измениться расчет его средней зарплаты, например, для отпуска… (количество отработанных дней в месяце уменьшиться не на один, а на два дня).
Прокомментируйте, пожалуйста, 1) и 2) случаи… (что делать в таких и подобных случаях?)
И правильно (законно) ли оформлять Графики таким образом ?

Ответ:

Оксана, спасибо Вам за этот вопрос, он действительно очень интересный!
Сложности, про которые Вы написали, возникают, конечно, не из-за программы, их подкидывает нам сама жизнь. Представим, что мы ведет табель вручную на бумаге, без использования программ, всё те же вопросы, правда? И нужно думать, как их решать. Так как законодательство не дает нам тут чётких инструкций,то тут каждая организация должна сама разработать приемлемую для себя методику. А дальше подстроить под эту методику применяемую программу.
Вы используете методику, которую я называю: «учет переходящей смены по дате начала». Эта методика тоже имеет право на жизнь, у нее есть только 2 недостатка (ну или нюанса): 1) не понятно, как оплачивать работу в праздники, если смена например, началась 30 апреля, а закончилась в праздничный день 1 мая; 2) как в случае необходимости подтвердить факт присутствия сотрудника на работе в день окончания смены, если в табеле стоит выходной. Зато такая методика решает все перечисленные Вами проблемы.
Вторая методика – которую я рассматривала в прямом эфире – деление переходящей смены по календарным дням. При такой методике нужно думать, как отражать периоды отсутствий сотрудников, и когда метода только отклонений недостаточно, то для корректировки данных по отработанному времени использовать документ «Табель». Плюсами этого метода является автоматическая оплата часов работы в праздники и реальный табель.
Какую методику выбрать – решать самой организации.
Скажу еще, что разработчикам 1С:ЗУП проблемы учета переходящих смен, были донесены на форуме разработчиков, и они обещали подумать, как улучшить программу в этом направлении: чтобы и количество смен можно было учитывать, и в табеле их корректно отражать, но пока каких-то конкретных планов ими не озвучено.