1. Подотчетник – не работник организации. 2. Приобретение канцтоваров без расшифровки. 3.Что указывать, как входящий документ, в авансовом отчете. 4. Выдача под отчет только работнику, закрывшему задолженность.

Получить 200 видеоуроков по 1С бесплатно:

• Бесплатный видео самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.2 и 8.3;
• Самоучитель по новой версии 1С ЗУП 3.0;
• Хороший курс по 1С Управление торговлей 11.

lulu 25.04.2012
Добрый день. Попала в отстающие из-за квартальной отчетности. Пришлось выполнять модули 14-15 за 1 раз. По 14 вопросов нет, по 15 есть
В плане наличной оплаты транспортной организации и последующему распределению стоимости доставки на тмц поняла. Надо было не в «Прочем» указывать, а в «Оплате».
По 15 модулю вопросы больше теоретического плана:
1. Можно ли подотчетные суммы выдать лицу, не являющемуся работником организации? Учитывая позицию ВАС, что Доверенность на получение ТМЦ можно выдать любому человеку, в тч не являющемуся работником организации, возник соответствующий вопрос по подотчетникам. Бывают такие ситуации, когда ТМЦ для нас забирают сотрудники соседней организации, поскольку едут за своим товаром, параллельно забирают и наш товар. Услуги транспортной компании оплачивают они наличными. Подом наш директор отдает им деньги. Все документы Перевозчика оформлены на нашу организацию, единственное – человек (его ФИО и роспись), оплативший услуги транспортной экспедиции от имени нашей организации, не является нашим сотрудником. Насколько безопасно принимать такие документы к учету, или лучше про них «забыть»? Новый порядок ведения кассовых операций сейчас тоже не предполагает издание приказа о подотчетных лицах…
2. Допустимо ли при приобретении канцтоваров в вкладке «товары» указывать «канцтовары на сумму…» без конкретной расшифровки канц.товаров (если именно так указано в документах Поставщика)?
3. Что указывать в «Вид входящего документа», если контрагент одновременно выдает Акт на оказанные услуги, чек ККМ, квитанцию к ПКО и Счет-фактуру?
4. Вопрос по предыдущим участникам «1. Если был выдан аванс единожды, а далее подотч. лицо тратит постепенно, нужно ли в каждом АО-1 подбирать тот расходный ордер в закладку авансы?» – А разве так можно? Разве в случае, если подотчетное лицо не израсходовало сумму аванса – его не нужно вносить назад в кассу, а при необходимости выдать под отчет снова?

Елена Бобкова 26.04.2012
Добрый день, Юлия. Наконец-то могу ответить))
1) Действительно, теперь приказ со списком подотчетных работников издавать не нужно.
Но прочитаем п.4.4. нового Положения:
«4.4. Для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, РАБОТНИКУ под отчет (далее – подотчетное лицо)…». Т.е. можно считать, что под отчет деньги могут получать ТОЛЬКО работники организации или ИП. В вашем случае, по-моему мнению, можно деньги оформлять на кого-либо из ваших работников и авансовый отчет, соответственно, оформлять от него же. Либо, как вариант, заключить договор типа «экспедиторского» с соседней организацией.
2) Согласно п.3 ПБУ 5/01 «В зависимости от характера материально-производственных запасов, порядка их приобретения и использования единицей материально-производственных запасов может быть номенклатурный номер, партия, однородная группа и т.п.». Единица учета избирается организацией самостоятельно с таким расчетом, чтобы она позволяла сформировать полную и достоверную информацию о МПЗ, обеспечивала надлежащий контроль над их наличием и движением.
То есть, для БУ возможно такое оприходование. Даже в программе если вы укажете так, думаю, ничего страшного не будет. НО! Первичные документы, документы перемещения ТМЦ для НУ должны быть оформлены максимально досконально для избежания споров с налоговыми органами. Я сама использую учет канцтоваров по партиям. Этот способ закреплен в учетной политике организации, где указано, что для расшифровки формы М-4 используется накладная поставщика.
3) Это зависит от того, в какой закладке вы заполняете авансовый отчет. Я бы формально так определила по документам: «Наименование документа (расхода)» – закладки Товары, Прочее – чек ККМ, квит.ПКО; «Вид входящего документа» – закладка Оплата – акт выполненных работ; «СФ предъявленный» – закладки Товары, Прочее – с/ф поставщика. А вы выбираете сами в зависимости от характера операции закладку. Товары – приобретение ТМЦ, Оплата – оформление информации о суммах, уплаченных поставщикам за ранее приобретенные товары, работы и услуги или уплаченные в качестве предоплаты. Прочее – прочие расходы подотчетного лица (командировочные, проездные документы и т.п.)
4) Все верно, Юля, Новое Положение в том же п.4.4. (последний абзац пункта) повторяет формулировку прежних правил «Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег».

lulu 26.04.2012
Елена, добрый день. Спасибо большое, за Ваши разъяснения. Все подробно и понятно. С подотчетниками из других организаций формально хлопотно, но на практике очень удобно… Значит, безопаснее не проводить от них документы и только ТТН от перевозчика прикреплять к ТОРГ-12. Получить-то ТМЦ может любой