Загрузка номенклатуры в 1С 8.3 из Excel – пошаговая инструкция

В 1С 8.3 Бухгалтерия (3.0) предусмотрена возможность не создавать позиции номенклатуры вручную, а импортировать их из внешнего файла. На текущий момент это файлы, содержащие данные в «табличном» виде: *.xlsx, *.xls, *.mxl, *.csv, *.ods. Данный функционал позволяет помимо номенклатуры импортировать и цены на неё. Например, поставщик предоставляет свои прайс-листы электронном виде и нужно периодически «актуализировать» цены на номенклатуру в информационной базе в соответствии с действующими ценами поставщика (о ручном заполнения прайса мы писали в другой статье – Установка цен номенклатуры).

Перед тем, как загружать прайс лист с товарами, убедитесь в заполнении справочника Типы цен номенклатуры. Рассмотрим порядок загрузки цен в программу 1С из файла Excel в виде пошаговой инструкции.

Подготовка файла для загрузки данных в 1С 8.3 из Excel

Для того чтобы произвести импорт цен в 1С 8.3, нужно подготовить файл. Структура исходного файла может быть произвольной, главное, чтобы в нем были колонки с наименованием номенклатуры, по которым система может определить, существует уже в информационной базе такая позиция, или нужно создавать новую:

пример файла excel

Обработка по загрузке номенклатуры и цен в 1С 8.3 из табличного документа доступна из формы списка справочника Номенклатура – раздел Справочники:

Доступ к обработке по загрузке номенклатуры и цен

Перед началом импорта система предложит указать файл Excel с исходными данными:

Выбор файла с данными для загрузки номенклатуры и цен

Сопоставление полей номенклатуры в 1С

На шаге 1 выполняется сопоставление колонок исходного файла с номенклатурой и ценами тем реквизитам, которые определены для элементов справочника Номенклатура. Если наименование колонки совпадает с наименование реквизита, то система такое сопоставление произведёт самостоятельно.

Это сопоставление используется как для поиска в информационной базе уже имеющихся позиций (иначе при импорте каждый раз создавалась бы новая), так и в том случае, если номенклатура не найдена. Тогда при создании новой номенклатурной позиции реквизиты заполняются из соответствующих колонок файла:

Сопоставление колонок исходного файла реквизитам справочника Номенклатура

Так как в нашем случае нужно импортировать цены номенклатуры, то необходимо указать, из какой колонки система должна брать значение цены. Если название колонки с ценой совпадёт с наименованием имеющегося типа цен, то такая колонка будет определена автоматически. Но так как за один раз можно импортировать только значения по одному типу цен, то определена будет только первая из найденных колонок, поэтому такое сопоставление типа загружаемой цены и колонки в файле всегда необходимо контролировать.

Если колонка с ценами не определена, то цены импортированы не будут:

Сопоставление типа загружаемой цены колонке исходного файла

Если существует необходимость, то удаляются лишние колонки и строки, то есть те данные, которые не должны загружаться.

Важно: при импорте цен должна остаться только одна колонка с ценами. Это связано с тем, что один документ Установка цен номенклатуры в 1С может зарегистрировать цены только для одного типа цен:

Удаление данных, которые не будут импортироваться из внешнего файла

После того, как данные файла соответствующим образом сопоставлены, можно переходить к шагу 2, то есть непосредственно к загрузке данных из Excel в 1С 8.3.

Загрузка прайса и товаров в 1С Бухгалтерию

На втором шаге, непосредственно перед выполнением импорта, система отобразит информацию о том, какие позиции номенклатуры удалось сопоставить уже имеющимся, какие будут созданы при импорте:

Переход ко второму шагу – загрузке данных

Пользователь имеет возможность внести коррективы: отказаться от создания новых позиций и указать явно ту номенклатуру, для которой устанавливать цену, настроить правила заполнения для вновь создаваемой номенклатуры и другое. Если что-то не устраивает, то можно вернуться к предыдущему этапу по кнопке Назад:

Контроль за процессом создания при импорте новых позиций номенклатуры и корректностью сопоставления с уже существующей

Поскольку в данном примере выполняется не только (и сколько) импорт номенклатуры, но и загрузка цен, то необходимо на проверить значения реквизитов Тип цен и Установить цены на. Именно они определят дату автоматически создаваемого при загрузке документа 1С Установка цен номенклатуры и тип цен, который будет этим документом регистрироваться:

Контроль реквизитов формируемого в результате загрузки документа Установка цен номенклатуры

При нажатии на кнопку Загрузить будет произведено (при необходимости) создание в информационной базе новых номенклатурных позиций и документа регистрации цены номенклатуры (опять же, если цены загружались) и форма загрузки будет закрыта:

Запуск непосредственно импорта данных о номенклатуре и ценах в информационную базу

Автоматически созданный документ Установка цен номенклатуры в дальнейшей работе ничем не отличается от созданных прочими способами. Для удобства пользователей, у таких документов при загрузке цен из внешнего файла устанавливается соответствующий комментарий: «#Загружен из файла»:

Документ Установка цен номенклатуры, автоматически сформированный при загрузке цен из внешнего файла

Для загружаемых в информационную базу документов, которые были получены в результате обмена, система автоматически присваивает служебные комментарии: загружен новый, изменен, отменено проведение, проведен. Когда в базу 1С загружается новый документ либо перезаписывается в результате изменений уже существующий, то присваивается комментарий, чтобы проще было отслеживать модификации документа и соответствующим образом реагировать на изменения. Более подробно о значении служебных комментариев в документах смотрите в нашем видео:


Поставьте вашу оценку этой статье:
1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (3 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка...


×
Зарегистрируйтесь и получите бесплатно более 200 видеоуроков
по работе в 1С:Бухгалтерия 8, 1С:ЗУП 8, 1С:УТ 8

Пароль будет направлен Вам на E-mail, который Вы укажете

Отправляя эту форму, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности и даете
согласие на обработку персональных данных